Guida alla Negoziazione delle Licenze per l’accesso a, e la fruizione di, documentazione elettronica

Introduzione.

Questo documento, elaborato da Infer e che rappresenta una sintesi delle esperienze già in corso in Italia e all'estero , si propone di fornire alle biblioteche e alle università, linee guida e raccomandazioni nella negoziazione delle licenze al fine di consentire la migliore definizione di diritti ed impegni delle Università e dei fornitori.

Le licenze di materiale elettronico sono dei contratti, predisposti dagli editori, che definiscono i diritti ed i doveri delle parti che li accettano. La licenza non è necessariamente un contratto scritto e sottoscritto dalle parti, ma si può presentare sotto varie forme (videata, condizione generale, nota d'ordine, scambio epistolare, etc.). L'importante è la manifestazione di volontà delle parti e non la forma scritta (e firmata).

Nel predisporre una licenza non sempre l'editore tiene presenti le necessità delle biblioteche che possono , peraltro , variare da biblioteca a biblioteca; perciò è necessario che la licenza sia di volta in volta negoziata e si raggiunga un accordo.

Nel negoziare una licenza può essere utile, anche ai fini di aumentare il cosidetto 'potere contrattuale':

1) fare una ricerca tra le varie offerte editoriali;
2) leggere e tradurre le licenze;
3) pensare quali servizi si vogliono offrire, a quali utenti (standard) e quale prezzo si è disponibili a pagare;
4) cercare informazioni sul tipo di licenza che si vuole sottoscrivere;
5) predisporre le clausole che si vogliono aggiungere o pensare a quelle che si vogliono togliere
6) negoziare le clausole con l'editore
7) valuta re se sottoscrivere la licenza alla fine della negoziazione

Articolazione del documento:

1. Elenco delle definizioni e degli argomenti che devono essere presenti nel contratto. Terminologia.
2. Definizione dei contraenti, dei prodotti e degli utenti .
3. Puntualizzazione delle attività e usi consentiti e vietati.
4. Impegni del contraente fornitore.
5. Impegni del contraente acquirente. Prezzo
6. Durata e risoluzione del contratto. Legislazione applicata e foro competente

1 Elenco delle definizioni e degli argomenti che devono essere presenti nel contratto. Terminologia .

I termini usati nel contratto di licenza devono essere chiaramente definiti ed usati uniformemente in tutto il contratto E' bene evitare termini ambigui o stranieri.E' opportuno che la Biblioteca o l'Università si definiscano in maniera ampia, tenendo conto dei vari Dipartimenti, sedi distaccate e così via. In genere le licenze sono scritte in lingua diversa dall'italiana (in genere in inglese), in questo caso alcuni termini possono assumere un significato diverso nella traduzione in italiano. Bisogna tenere anche presente che le uniche traduzioni che abbiano valore giuridico sono quelle giurate (fatte da traduttori iscritti in un albo speciale) ed accettate e sottoscritte dalle parti. Ogni altro tipo di traduzione, anche se fornita dall'editore, non ha valore a meno che non sia espressamente accettato dalle parti come unico testo .

Il contratto deve chiaramente specificare:

• i contraenti
• il prodotto,
• i termini dell'accordo ed in particolare i diritti e gli obblighi delle parti; il prezzo; la risoluzione; le garanzie; la legislazione applicabile; il foro competente.

2 Definizione dei contraenti, dei prodotti e degli utenti.

In questo documento i contraenti sono chiamati: "fornitore" e "acquirente".
 

2.1 Fornitore.

In genere nel contratto di licenza il fornitore è indicato con il suo "nome". Può essere un produttore od un distributore.

Produttore. Proprietario dei diritti sulla risorsa informatica (generalmente l’editore). Si rinvia anche alla definizione data nel d.lgs. 6.5.99, n. 169, Titolo II bis

Distributore. Agente intermediario per la cessione del prodotto e di riferimento per l’assistenza. Può identificarsi con il produttore.

2.2 Acquirente.

Il contratto prevede di indicare esplicitamente i contraenti: il contraente acquirente che sottoscrive il contratto viene indicato anche come "sottoscrittore". L'acquirente può essere:

2.2.1 una singola istituzione: l’Università, la Biblioteca, ecc.

2.2.2 una istituzione che opera a nome di un gruppo: un Consorzio con personalità giuridica autonoma che agisce a nome dei membri, oppure che agisce a nome di un gruppo di istituzioni che coordina occasionalmente per il contratto in considerazione, un Consorzio informale costituitosi appositamente per il contratto.

2.3 Prodotto.

Comprende la pubblicazione elettronica, il tipo di supporto, il software (l’interfaccia di ricerca, …), le modalità di conservazione.
 

2. 4 Utenti.

2.4.1 Utenti autorizzati: i membri dell’istituzione (contraente sottoscrittore o da lui "coordinato"), anche se a carattere temporaneo (docenti, studenti, personale); persone che lavorano presso l’istituzione ed hanno ottenuto una password o altra autorizzazione per l’accesso alla rete protetta. Per questa tipologia di utenti è eventualmente previsto l’accesso remoto.

2.4.2 Utenti che entrano nel sito: utenti autorizzati ad utilizzare il prodotto nell’ambito delle strutture dell’istituzione. Non è previsto accesso remoto.

2.4.3 Sito: i locali dell’istituzione e tutti gli ambienti dove gli utenti autorizzati esplicano la loro attività di ricerca e studio ivi compresi gli alloggiamenti di docenti e studenti, i laboratori ed altri spazi di ricerca e didattica anche se dislocati al di fuori del campus.

2.4.4 Rete protetta: la rete accessibile ai soli utenti autorizzati permanentemente o temporaneamente.

2.4.5 Usi simultanei: numero di utenti che possono utilizzare contemporaneamente il prodotto.

2.4.6 Accesso locale: l’accesso effettuato da una macchina della rete dell’ente.

2.4.7 Accesso remoto: l’accesso effettuato da qualunque computer esterno al sito

3 Puntualizzazione delle attività o usi consentiti e vietati.
 

3.1 Attività consentite.

Il fornitore non deve mettere alcuna restrizione all’uso individuale autorizzato.E’ opportuno che il contratto indichi tutti gli usi che il contraente acquirente intende garantirsi.

Possono essere negoziati come usi consentiti:

3.1.1 accedere al materiale oggetto della licenza dal server dell’editore o da un altro server indicato dall’editore attraverso la rete protetta;

3.1.2 utilizzare il prodotto su un personal computer o su un calcolatore centrale o su personal computer autorizzati collegati a detto calcolatore;

3.1.3 utilizzare il prodotto all’interno di ciascuna LAN del sito;

3.1.4 immagazzinare localmente il materiale oggetto della licenza;

3.1.5 visualizzare, salvare, copiare in formato elettronico, stampare, nonché accedere al servizio di trasmissione elettronica da ogni computer connesso nell’ambito del sito;

3.1.6 integrare il materiale oggetto della licenza con i sistemi di infrastruttura e informazione locale;

3.1.7 fornire copie a stampa o elettroniche di singoli articoli richiesti da utenti autorizzati;

3.1.8 fornire ad utenti autorizzati di un’altra biblioteca copia cartacea o elettronica di un singolo documento (attraverso un qualsiasi mezzo: posta, fax, Ariel, ecc.) ed in generale i tradizionali servizi propri del document delivery;

3.2. Attività vietate.

Si raccomanda una puntuale definizione delle attività che non possono essere svolte e di non inserire condizioni che impegnino il contraente sottoscrittore in attività di vigilanza e controllo sul comportamento degli utenti oltre la normale diligenza.
Si considerano di norma attività vietate:

3.2.1 rimuovere o alterare in alcun modo il nome dell’autore o le notizie relative al copyright del produttore o altri mezzi di identificazione che appaiono sul materiale oggetto della licenza;

3.2.2 fare sistematiche copie a stampa o elettroniche del materiale oggetto della licenza, utilizzare o consentire utilizzazioni difformi da quelle previste nelle "Attività consentite".

Si dovrà richiedere espresso consenso del fornitore per:

3.2.3 utilizzare in tutto o in parte il materiale oggetto della licenza per usi commerciali;

3.2.4 distribuire sistematicamente in tutto o in parte il materiale oggetto della licenza a utenti diversi dalle categorie contemplate nel contratto;

3.2.5 utilizzare parti sostanziali dell'opera oggetto della licenza per lavori derivati;

3.2.6 alterare, riassumere, adattare o modificare il materiale oggetto della licenza, ad eccezione delle operazioni necessarie per renderlo leggibile da video da parte degli utenti contemplati. In ogni caso non è accettata alcuna alterazione di parole o del loro ordine.

4 Impegni del contraente fornitore.

Nel contratto saranno esplicitamente indicati gli impegni reciproci dei contraenti.

4.1 Il fornitore garantisce al contraente acquirente:

4.1.1 di essere il proprietario di tutti i diritti di proprietà intellettuale del materiale oggetto della licenza o

4.1.2 che comunque ne ha la debita licenza per l’uso;

4.1.3 che l’uso del suddetto materiale non viola i diritti di copyright o altri diritti di proprietà intellettuale.

4.2 Il fornitore indennizzerà o lascerà comunque indenne il contraente acquirente da qualsiasi perdita, danno, costo, obbligo o spesa (incluse le spese legali e professionali) che dovesse sorgere da eventuali azioni legali intraprese contro il contraente acquirente per eventuali trasgressioni di questi diritti. Questa indennità sopravviverà anche al termine della licenza. L’indennità non si applicherà se il contraente acquirente ha migliorato il materiale oggetto della licenza secondo modalità non consentite dalla licenza stessa.

4.3 Il fornitore deve inoltre:

4.3.1 rendere disponibile il materiale oggetto della licenza o dal suo server o dal server di una terza parte secondo il formato ed i tempi stabiliti. Il fornitore deve notificare al contraente con un congruo anticipo (ad esempio di almeno 60 giorni) ogni eventuale cambiamento applicabile al materiale oggetto della licenza. La modifica deve essere comunque accettata dal contraente e può comportare una ri-negoziazione del prezzo.

4.3.2 rendere disponibile il materiale oggetto della licenza entro il termine stabilito;

4.3.3 fornire al contraente, entro congruo termine (ad esempio entro 30 giorni) tutte le informazioni necessarie per consentire l’accesso al materiale oggetto della licenza;

4.3.4 assicurare che il server o i server abbiano la capacità adeguata per consentire gli usi ad un livello commisurato agli standard di disponibilità dei servizi informativi analoghi operanti tramite WWW ed al loro progressivo innalzamento;

4.3.5 consentire l’utilizzo del materiale oggetto della licenza ventiquattro ore su ventiquattro, salvo che per attività di manutenzione di routine, e ristabilire l’accesso al materiale oggetto della licenza prima possibile in caso di interruzione o sospensione del servizio. Il fornitore si riserva in ogni momento il diritto di ritirare dal materiale oggetto della licenza le parti di un documento relativamente al quale non ha più alcun diritto di pubblicazione o ha ragionevoli dubbi di infrangere diritti di copyright. Se la parte ritirata rappresenta più del 10% del libro, periodico, giornale o altra pubblicazione, il fornitore deve rifondere in proporzione;

4.3.6 provvedere, direttamente o attraverso terzi, al mantenimento di un archivio del materiale oggetto della licenza a cui gli utenti potranno avere accesso anche successivamente alla cessazione della licenza;

4.3.7 consentire al contraente la possibilità di archiviazione della pubblicazione elettronica oggetto del contratto (tenere presente se si acquista il prodotto o la licenza);

5 Impegni del contraente acquirente

5.1 Il contraente acquirente s’impegna a:

5.1.1 usare tutti gli opportuni accorgimenti per assicurare che solo gli utenti previsti possano avere accesso al materiale oggetto della licenza e, se ritenuto opportuno, notificare entro un ragionevole periodo di tempo al produttore la cessazione di utenti;

5.1.2 usare tutti i ragionevoli accorgimenti per assicurare che gli utenti che hanno accesso al materiale oggetto della licenza siano opportunamente informati dell’importanza del rispetto dei diritti di proprietà intellettuale relativamente al materiale stesso e delle sanzioni imposte in caso di non rispetto;

5.1.3 predisporre tutte le ragionevoli misure dirette al rispetto delle condizioni contrattuali

5.1.4 consentire agli utenti che entrano nel sito di accedere al materiale oggetto della licenza solo dalle stazioni di lavoro della biblioteca.

5.2 Il contraente sottoscrittore può essere chiamato in responsabilità per attività illecite rispetto alla licenza da parte degli utenti solo se da lui causate o assistite o consentite.

Prezzo.Il prezzo rappresenta una gran parte del potere contrattuale del contraente acquirente. E' importante assicurarsi che esso sia onnicomprensivo (costi di installazione, manutenzione, Iva, spese di trasporto, assicurazioni ecc.)
 

6 Durata e risoluzione del contratto. Legislazione applicabile e foro competente.
 

6.1 Durata e risoluzione.

6.1.1 Il contratto deve indicare con chiarezza i termini temporali e le condizioni di risoluzione e cioè la data d’inizio, la scadenza, le cause di risoluzione anticipata. Salvo altre indicazioni in merito, il contratto comincerà alla data in cui è stato firmato e durerà fino alla scadenza stabilita salvo rinnovo.

6.2 Legislazione applicabile.

Questa clausola, spesso sottovalutata, rappresenta invece in termini giuridici la chiave di lettura e di interpretazione dell'intero contratto. Le parti sono libere di scegliere la legislazione di qualunque paese, ma è difficile pensare che un editore non italiano accetti la legislazione italiana (anche se alle P. A. è fatto obbligo di fare riferimento nei contratti a questa legislazione). Una soluzione di compromesso tra le necessità del fornitore e quelle dell'acquirente può essere il riferimento alla normativa stabilita da alcune convenzioni internazionali (tra queste in particolare quella di Vienna). A questo riguardo esistono però dubbi interpretativi. In particolare non è chiaro se la convenzione possa applicarsi direttamente, salvo nel caso di esplicita eclusione, o se non debba essere fatto esplicito riferimento ad essa. Si consiglia quindi sempre un esplicito richiamo alla Convenzione di Vienna nella clausola della legislazione applicabile.
 

6.3 Foro competente.

E’ preferibile indicare il luogo sede del contraente sottoscrittore. ( per le P.A. dovrebbe essere un obbligo )
 

6.4 Osservazioni finali.

In linea con gli obiettivi indicati nell'introduzione si sottolinea che il documento non ha l'intento di dare soluzioni definitive a tutti i problemi connessi con la negoziazione delle licenze, ma solo di indicare alcune delle possibili soluzioni su cui i contraenti possono incontrarsi.
 

Documenti di riferimento:

Eblida.Negoziazione in ambito elettronico: come evitare le trappole giuridiche. A cura di Emanuele Giavarra
Protocollo d’intesa sull’accesso all’informazione elettronica con le relative osservazioni di Marco Marandola (June, 1999)
Model Nesli site licence (June, 1999)
Principles for licencing electronic resources (University of Western Australia) (Sept. 1999)
Guidelines for technical issues in request for proposal requirements and contract negotiations (Jan. 1999)