Questo documento, elaborato da INFER, si propone di fornire alle biblioteche e alle università, linee guida e raccomandazioni nella negoziazione delle licenze al fine di consentire la migliore definizione di diritti ed impegni delle Università e dei fornitori. Nell’elaborazione del documento si è tenuto conto e ci si è avvalsi delle esperienze già in corso e della relativa documentazione ⁽¹⁾.

Articolazione del documento:

1. Elenco delle definizioni e degli argomenti che devono essere presenti nel contratto. Terminologia.
2. Definizione dei contraenti, dei prodotti e degli utenti.
3. Puntualizzazione delle attività o usi consentiti e vietati.
4. Impegni del contraente fornitore.
5. Impegni del contraente acquirente.
6. Durata e risoluzione del contratto. Legislazione applicata e foro competente.

1. Elenco delle definizioni e degli argomenti che devono essere presenti nel contratto. Terminologia.

• i contraenti,
• il prodotto,
• il prezzo,
• le condizioni di fornitura e le specifiche tecniche dell’installazione (documentazione, aggiornamento, disponibilità durante l’arco della giornata, eventuali cause di interruzione).

1. Definizione dei contraenti, dei prodotti e degli utenti.


In questo documento i contraenti sono chiamati: "fornitore" e "acquirente".
 

1. Fornitore.


In genere nel contratto di licenza il fornitore è indicato con il suo "nome". Può essere un produttore od un distributore.

1. Produttore.

Proprietario dei diritti sulla risorsa informatica (generalmente l’editore). Si rinvia anche alla definizione data nel d.lgs. 6.5.99, n. 169, Titolo II bis
2. Distributore.
Agente intermediario per la cessione del prodotto e di riferimento per l’assistenza. Può identificarsi con il produttore.
 
2. Acquirente.


Il contratto prevede di indicare esplicitamente i contraenti: il contraente acquirente che sottoscrive il contratto viene indicato anche come "sottoscrittore". L'acquirente può essere:

1. una singola istituzione: l’Università, la Biblioteca, ecc.
2. una istituzione che opera a nome di un gruppo: un Consorzio con personalità giuridica autonoma che agisce a nome dei membri, oppure che agisce a nome di un gruppo di istituzioni che coordina occasionalmente per il contratto in considerazione, un Consorzio informale costituitosi appositamente per il contratto, …
3. Prodotto.


Comprende la pubblicazione elettronica, il tipo di supporto, il software (l’interfaccia di ricerca, …), le modalità di conservazione.
 

4. Utenti.

1. Utenti autorizzati: i membri dell’istituzione (contraente sottoscrittore o da lui "coordinato"), anche se a carattere temporaneo (docenti, studenti, personale); persone che lavorano presso l’istituzione ed hanno ottenuto una password o altra autorizzazione per l’accesso alla rete protetta. Per questa tipologia di utenti è normalmente previsto l’accesso remoto.
2. Utenti che entrano nel sito: utenti autorizzati ad utilizzare il prodotto nell’ambito delle strutture dell’istituzione. Non è previsto accesso remoto.
3. Sito: i locali dell’istituzione e tutti gli ambienti dove gli utenti autorizzati esplicano la loro attività di ricerca e studio ivi compresi gli alloggiamenti di docenti e studenti, i laboratori ed altri spazi di ricerca e didattica anche se dislocati al di fuori del campus.
4. Rete protetta: la rete accessibile ai soli utenti autorizzati permanentemente o temporaneamente.
5. Usi simultanei: numero di utenti che possono utilizzare contemporaneamente il prodotto.
6. Accesso locale: l’accesso effettuato da una macchina della rete dell’ente.
7. Accesso remoto: l’accesso effettuato da qualunque computer esterno al campus.
1. Puntualizzazione delle attività o usi consentiti e vietati.

1. Attività consentite.


Il fornitore non deve mettere alcuna restrizione all’uso individuale autorizzato, se non quelle previste dalle leggi vigenti.

E’ opportuno che il contratto indichi tutti gli usi che il contraente acquirente intende garantirsi. E’ raccomandato inoltre di non negoziare diritti già garantiti dalla propria legislazione.

Di norma devono considerarsi usi consentiti:

1. accedere al materiale oggetto della licenza dal server dell’editore o da un altro server indicato dall’editore attraverso la rete protetta;
2. utilizzare il prodotto su un personal computer o su un calcolatore centrale o su personal computer autorizzati collegati a detto calcolatore;
3. utilizzare il prodotto all’interno di ciascuna LAN del sito;
4. immagazzinare localmente il materiale oggetto della licenza;
5. visualizzare, salvare, copiare in formato elettronico, stampare, nonché accedere al servizio di trasmissione elettronica da ogni computer connesso nell’ambito del sito;
6. integrare il materiale oggetto della licenza con i sistemi di infrastruttura e informazione locale;
7. fornire copie a stampa o elettroniche di singoli articoli richiesti da utenti autorizzati;
8. fornire ad utenti autorizzati di un’altra biblioteca copia cartacea o elettronica di un singolo documento (attraverso un qualsiasi mezzo: posta, fax, Ariel, ecc.) ed in generale i tradizionali servizi propri del document delivery;
9. incorporare parte del materiale oggetto della licenza in formato a stampa o elettronico in corsi di istruzione.
2. Attività vietate.

 

 

Si raccomanda una puntuale definizione delle attività che non possono essere svolte e di non inserire condizioni che impegnino il contraente sottoscrittore in attività di vigilanza e controllo sul comportamento degli utenti oltre la normale diligenza.

Si considerano di norma attività vietate:

1. rimuovere o alterare in alcun modo il nome dell’autore o le notizie relative al copyright del produttore o altri mezzi di identificazione che appaiono sul materiale oggetto della licenza;
2. fare sistematiche copie a stampa o elettroniche del materiale oggetto della licenza, utilizzare o consentire utilizzazioni difformi da quelli previste nelle "Attività consentite".

 
Si dovrà richiedere espresso consenso del fornitore per:
1. utilizzare in tutto o in parte il materiale oggetto della licenza per usi commerciali;
2. distribuire sistematicamente in tutto o in parte il materiale oggetto della licenza a utenti diversi dalle categorie contemplate nel contratto;
3. pubblicizzare, distribuire o rendere disponibile il materiale oggetto della licenza o lavori basati su questo materiale o opere che combinino questo materiale con altro (al di fuori di quanto previsto nella licenza);
4. alterare, riassumere, adattare o modificare il materiale oggetto della licenza, ad eccezione delle operazioni necessarie per renderlo leggibile da video da parte degli utenti contemplati. In ogni caso non è accettata alcuna alterazione di parole o del loro ordine.
1. Impegni del contraente fornitore.


Nel contratto saranno esplicitamente indicati gli impegni reciproci dei contraenti.
 

1. Il fornitore garantisce al contraente acquirente
1. di essere il proprietario del copyright del materiale oggetto della licenza o
2. che comunque ne ha la debita licenza per l’uso;
3. garantisce altresì che l’uso del suddetto materiale non viola i diritti di copyright o altri diritti di proprietà intellettuale.
2. Il produttore indennizzerà o lascerà comunque indenne il contraente acquirente da qualsiasi perdita, danno, costo, obbligo o spesa (incluse le spese legali e professionali) che dovesse sorgere da eventuali azioni legali intraprese contro il contraente acquirente per eventuali trasgressioni di questi diritti. Questa indennità sopravviverà anche al termine della licenza. L’indennità non si applicherà se il contraente acquirente ha migliorato il materiale oggetto della licenza secondo modalità non consentite dalla licenza stessa.
3. Il produttore deve inoltre:
1. rendere disponibile il materiale oggetto della licenza o dal suo server o dal server di una terza parte secondo il formato ed i tempi stabiliti. Il produttore deve notificare al contraente con un anticipo di almeno 60 giorni ogni eventuale cambiamento applicabile al materiale oggetto della licenza;
2. rendere disponibile il materiale oggetto della licenza entro il termine stabilito;
3. fornire al contraente, entro 30 giorni dall’inizio, tutte le informazioni necessarie per consentire l’accesso al materiale oggetto della licenza;
4. assicurare che il server o i server abbiano la capacità adeguata per consentire gli usi ad un livello commisurato agli standard di disponibilità dei servizi informativi analoghi operanti tramite WWW ed al loro progressivo innalzamento;
5. consentire l’utilizzo del materiale oggetto della licenza ventiquattro ore su ventiquattro, salvo che per attività di manutenzione di routine, e ristabilire l’accesso al materiale oggetto della licenza prima possibile in caso di interruzione o sospensione del servizio. Il produttore si riserva in ogni momento il diritto di ritirare dal materiale oggetto della licenza le parti di un documento relativamente al quale non ha più alcun diritto di pubblicazione o ha ragionevoli dubbi di infrangere diritti di copyright. Se la parte ritirata rappresenta più del 10% del libro, periodico, giornale o altra pubblicazione, il Produttore deve rifondere in proporzione;
6. provvedere, direttamente o attraverso terzi, al mantenimento di un archivio del materiale oggetto della licenza a cui gli utenti potranno avere accesso anche successivamente alla cessazione della licenza;
7. consentire al contraente la possibilità di archiviazione della pubblicazione elettronica oggetto del contratto (tenere presente se si acquista il prodotto o la licenza);
2. Impegni del contraente sottoscrittore.

1. Il contraente sottoscrittore s’impegna a:
1. usare tutti gli opportuni accorgimenti per assicurare che solo gli utenti possano avere accesso al materiale oggetto della licenza e, se ritenuto opportuno, notificare entro un ragionevole periodo di tempo al produttore la cessazione di utenti;
2. usare tutti gli accorgimenti per assicurare che gli utenti siano opportunamente informati dell’importanza del rispetto dei diritti di proprietà intellettuale relativamente al materiale oggetto della licenza e delle sanzioni imposte in caso di non rispetto;
3. usare tutti gli accorgimenti per assicurare che gli utenti siano consapevoli e manterranno fede ai termini e condizioni della licenza; usare tutti i ragionevoli accorgimenti per monitorare eventuali usi scorretti e compiere tutti i successivi passi, incluse appropriate azioni disciplinari, per assicurare che tali attività scorrette cesseranno e per prevenirne il ripetersi;
4. distribuire password o altre informazioni relative all’accesso solo agli utenti autorizzati ed usare tutti gli accorgimenti per assicurarsi che questi non divulghino le loro password o altre informazioni relative all’accesso ad altri;
5. tenere un archivio di tutti gli utenti autorizzati ed eventualmente fornire al produttore liste periodiche degli aggiornamenti di questo archivio;
6. consentire agli utenti che entrano nel sito di accedere al materiale oggetto della licenza solo dalle stazioni d lavoro della biblioteca.
2. Il contraente sottoscrittore può essere chiamato in responsabilità per attività illecite rispetto alla licenza da parte degli utenti solo se da lui causate o assistite o consentite.
1. Durata e risoluzione del contratto. Legislazione applicata e foro competente.

1. Durata e risoluzione.
1. Il contratto deve indicare con chiarezza i termini temporali e le condizioni di risoluzione e cioè la data d’inizio, la scadenza, le cause di risoluzione anticipata. Salvo altre indicazioni in merito, il contratto comincerà alla data in cui è stato firmato e durerà fino alla scadenza stabilita salvo rinnovo.
2. La licenza può essere cancellata prima della scadenza e dietro reciproca informazione scritta delle parti quando:
1. il contraente sottoscrittore non effettua il pagamento entro i termini stabiliti e non provvede entro il termine stabilito dalla notifica da parte del produttore;
2. non vengono rispettati dalle parti i termini della licenza e non si rimedia entro un termine prestabilito;
3. per sopravvenuta situazione di insolvenza delle parti (amministrazione controllata, liquidazione, fallimento e simili).
1. Legislazione applicabile.


E’ un aspetto che va accuratamente considerato. Normalmente è bene prevedere l’applicazione della legislazione italiana o, espressamente, della convenzione di Vienna.
 

2. Foro competente.


E’ preferibile indicare il luogo sede del contraente sottoscrittore.
 

3. Osservazioni finali.

1. Documenti di riferimento:

• Protocollo d’intesa sull’accesso all’informazione elettronica con le relative osservazioni di Marco Marandola (June, 1999)
• Model Nesli site licence (June, 1999)
• Principles for licencing electronic resources (University of Western Australia) (Sept. 1999)
• Guidelines for technical issues in request for proposal requirements and contract negotiations (Jan. 1999)